Accesso agli atti edilizi, una pratica assente dal portale non può essere dichiarata inesistente senza altre verifiche

Nell’accesso agli atti edilizi, quali responsabilità ha il Comune se una pratica non si trova? L’amministrazione deve svolgere ricerche adeguate e documentare gli accertamenti compiuti prima di dichiarare gli atti inesistenti o irreperibili. Lo chiarisce il TAR Lombardia con la sentenza n. 4602 del 14 ottobre 2026, relativa a un certificato di abitabilità del quale il proprietario conservava l’originale, ma che non risultava negli archivi consultati dall’ente.

Accesso agli atti edilizi: obblighi del Comune, ricerca delle pratiche mancanti e attestazione di irreperibilità. I chiarimenti del TAR Lombardia.

Il Comune dichiarava inesistente un certificato di abitabilità. Il proprietario ne conservava l’originale tra le carte ricevute in eredità. È questa la contraddizione al centro della sentenza n. 4602 del 14 ottobre 2026, con cui il TAR Lombardia ha annullato la risposta dell’amministrazione e ordinato di riesaminare la domanda di accesso. L’ente dovrà svolgere nuove ricerche entro 30 giorni dalla notificazione o dalla comunicazione in via amministrativa della sentenza. Se troverà i documenti, dovrà consegnarli; altrimenti, dovrà spiegare in un’attestazione formale quali verifiche abbia compiuto e perché non sia riuscito a recuperarli.

La pronuncia riguarda una difficoltà che può emergere nella ricostruzione della storia di un edificio: gli atti non compaiono nella banca dati comunale e la ricerca si ferma. Per i giudici, però, quando il richiedente fornisce indizi concreti sull’esistenza della documentazione, la consultazione del portale informatico può non essere sufficiente.

Il certificato del 1951 ritrovato tra le carte di famiglia

Il ricorrente, comproprietario di un immobile ricevuto per successione, aveva rinvenuto l’originale di un’autorizzazione di abitabilità del 10 luglio 1951, intestata a un precedente proprietario. Aveva quindi chiesto al Comune di accedere alla documentazione collegata, per ricostruire la situazione urbanistico-edilizia del fabbricato. La prima domanda riguardava il certificato e la relazione dell’ufficiale sanitario del 6 luglio 1951, con riferimento alla pratica edilizia n. 4/1945. L’amministrazione aveva messo a disposizione il fascicolo originario, nel quale però mancavano gli atti del 1951.

Il proprietario aveva presentato una seconda richiesta, indicando più precisamente la pratica di abitabilità e i documenti ricercati. Il Comune aveva risposto che, per i procedimenti di quell’epoca, nulla osta e agibilità erano conservati nelle pratiche edilizie d’origine. Nel fascicolo già consegnato non risultava altro. Restava dunque da capire dove fosse finita la documentazione relativa al certificato conservato dalla famiglia.

La risposta del Comune: le ricerche passano soltanto da CPortal

Il proprietario aveva segnalato che la pratica non era individuabile attraverso CPortal e aveva chiesto di cercarla per altre vie, anche consultando direttamente l’archivio comunale. L’ente aveva invece confermato che le verifiche potevano essere svolte esclusivamente tramite l’applicazione. A suo giudizio, l’archivio digitale riproduceva fedelmente quello cartaceo: l’assenza di ulteriori risultati consentiva quindi di considerare conclusa la richiesta.

Neppure l’intervento del Difensore regionale della Lombardia, che aveva sollecitato un approfondimento, aveva risolto la questione. Nella risposta successiva, il Comune aveva dichiarato inesistenti il nulla osta, la relazione sanitaria e il certificato di abitabilità.

Aveva inoltre sostenuto che il numero civico riportato nei documenti storici non fosse mai esistito e che non risultassero pratiche o immobili intestati al soggetto indicato. Secondo l’amministrazione, dunque, gli atti non erano stati smarriti o sottratti: non erano mai esistiti. Il proprietario aveva contestato questa ricostruzione davanti al TAR, producendo l’originale del certificato.

Perché il TAR ha ritenuto insufficienti le verifiche

Il diritto del ricorrente a chiedere la documentazione non era controverso. Gli atti riguardavano un immobile di sua proprietà e servivano a verificarne la situazione edilizia: sussisteva il collegamento richiesto dagli articoli 22 e seguenti della legge n. 241/1990. Il TAR ha rilevato che il Comune non aveva descritto in modo adeguato il percorso seguito per escludere l’esistenza degli atti. Mancavano indicazioni analitiche sui registri consultati, sull’arco temporale delle ricerche, sulle verifiche relative ai precedenti proprietari e sulle ragioni archivistiche della conclusione raggiunta.

Limitare inizialmente l’indagine al portale aveva ristretto le possibilità di accertamento. In presenza di elementi che suggerivano ulteriori verifiche, l’amministrazione avrebbe dovuto utilizzare anche altri canali disponibili. La dichiarata completezza della banca dati, in altre parole, andava confrontata con un fatto preciso: il cittadino possedeva un documento rilasciato dal Comune che il Comune stesso affermava non essere mai esistito.

L’originale imponeva di cercare anche le tracce del rilascio

L’amministrazione non aveva contestato l’autenticità materiale del certificato del 1951. Per questo, secondo il collegio, non poteva liquidarlo con una dichiarazione di inesistenza priva di ulteriori spiegazioni. Occorreva verificare se il rilascio avesse lasciato riscontri nei protocolli, nei registri di abitabilità, nei repertori o in altre annotazioni collegate. Anche una registrazione indiretta avrebbe potuto contribuire a ricostruire il procedimento o a individuare la collocazione degli atti.

Il possesso dell’originale non provava che l’intero fascicolo fosse ancora custodito negli uffici comunali. Costituiva però un elemento abbastanza solido da richiedere una ricerca più approfondita. È una distinzione che conta: il cittadino non aveva diritto a ottenere documenti materialmente introvabili, ma poteva pretendere che la loro ricerca fosse svolta e documentata con la dovuta accuratezza.

Inesistente o irreperibile: la risposta deve chiarire che cosa è accaduto

La sentenza distingue situazioni che nelle risposte amministrative rischiano di essere confuse. Un documento può non essere mai stato formato, essere stato smarrito o sottratto, oppure non essere stato rintracciato nonostante le ricerche. Sono circostanze diverse, che non possono essere riassunte in una generica comunicazione di indisponibilità.

Quando l’ente dovrebbe detenere gli atti per ragioni d’ufficio, deve assumersi formalmente la responsabilità della risposta. Se non li trova, deve indicare dove abbia cercato, quali uffici abbia coinvolto e quali siano le ragioni concrete del mancato reperimento. Nel caso esaminato, il Comune era passato dall’assenza dei documenti nella pratica del 1945 alla loro inesistenza assoluta. Il TAR non ha ritenuto adeguatamente motivato questo passaggio, anche alla luce delle prove presentate dal ricorrente.

Il numero civico compariva negli atti pubblici

Anche la ricostruzione dell’indirizzo presentava una contraddizione. Il Comune aveva negato che il numero civico storico fosse mai esistito, senza indicare le fonti consultate. Quel riferimento compariva però nell’autorizzazione di abitabilità e in altri documenti pubblici richiamati nella sentenza, tra cui atti di nascita e documentazione relativa alla residenza familiare.

Il TAR ha osservato che la gestione dello stradario e gli adempimenti toponomastici competono all’amministrazione comunale. In applicazione del principio di vicinanza della prova, spettava quindi all’ente sostenere la propria affermazione con i riscontri degli uffici competenti. Non bastava negare l’esistenza del civico: occorreva spiegare come quella conclusione si conciliasse con i documenti prodotti dal proprietario, in larga parte riconducibili alla stessa amministrazione.

Sei locali nella pratica originaria, sette nell’abitabilità

Il Comune aveva richiamato anche una differenza nella descrizione del fabbricato. L’istanza del 1945 riguardava una villetta di sei locali, mentre l’autorizzazione di abitabilità del 1951 ne indicava sette. I giudici hanno escluso che questa divergenza potesse dimostrare l’inesistenza del certificato. Il dato avrebbe potuto richiedere approfondimenti sulla storia dell’immobile, ma non giustificava l’interruzione delle ricerche.

Su questo punto, la sentenza delimita chiaramente il proprio oggetto: il processo riguardava l’accesso ai documenti, non l’accertamento dello stato legittimo dell’edificio. L’accoglimento del ricorso, pertanto, non certifica la conformità urbanistica del fabbricato. Stabilisce che la domanda del proprietario deve ricevere un nuovo esame, fondato su accertamenti completi. Le eventuali differenze tra i documenti restano da valutare nella ricostruzione tecnica.

I documenti consegnati in ritardo e la querela di falso

Prima di decidere il merito, il TAR ha affrontato due questioni processuali. La prima riguardava alcuni documenti trasmessi dal Comune dopo la scadenza ordinaria per il deposito in giudizio. Il collegio ne ha ammesso la produzione: il ricorrente li aveva richiesti con anticipo e si era attivato subito dopo averli ricevuti. Il ritardo dipendeva dai tempi di risposta dell’amministrazione.

Gli atti provenivano inoltre dagli stessi uffici comunali ed erano stati depositati prima della camera di consiglio, consentendo all’ente di discuterne il contenuto. La seconda questione riguardava la richiesta, formulata in via condizionata, di fissare un termine per proporre querela di falso contro la dichiarazione comunale. Il TAR non l’ha ritenuta necessaria. La contestazione investiva la completezza e la correttezza delle ricerche, non la provenienza o la genuinità materiale della nota. Il giudice amministrativo poteva quindi valutare direttamente l’adeguatezza dell’istruttoria e della motivazione.

Nuova istruttoria entro 30 giorni, senza un ordine immediato di consegna

Il TAR ha annullato il provvedimento per difetto di istruttoria e di motivazione, ordinando al Comune di riesaminare la richiesta. Non ha disposto l’immediata consegna degli atti: la loro effettiva disponibilità presso l’ente non era stata accertata. Ha invece imposto di svolgere una ricerca rinnovata, diligente e accurata entro 30 giorni dalla notificazione o dalla comunicazione in via amministrativa della sentenza.

L’esito potrà essere la consegna dei documenti recuperati oppure un’attestazione formale e motivata di irreperibilità. Quest’ultima dovrà descrivere gli archivi e gli eventuali registri consultati, le modalità di conservazione e le ragioni del mancato reperimento. Il Comune è stato inoltre condannato a pagare 1.500 euro di spese di giudizio, oltre agli accessori di legge e al rimborso del contributo unificato effettivamente versato.

Che cosa cambia nella lettura di una risposta negativa

Per architetti, ingegneri e geometri impegnati nelle verifiche documentali, la pronuncia offre un criterio concreto con cui esaminare le risposte degli uffici: bisogna capire quale ricerca sia stata svolta e quale conclusione possa effettivamente sostenerla. L’assenza di un atto da un fascicolo non equivale, da sola, alla prova che quell’atto non sia mai esistito. Se il proprietario dispone di certificati, riferimenti di protocollo o altri documenti pertinenti, questi elementi devono entrare nell’istruttoria.

Una domanda precisa aiuta a orientare gli accertamenti. Nel caso deciso dal TAR, sono stati soprattutto l’originale del certificato, le date e i riscontri anagrafici a mostrare i limiti della risposta comunale. La nuova ricerca dovrà partire anche da quelle carte.

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